AI voor notarissen betekent in de praktijk twee dingen: sneller de juiste informatie uit een dossier halen en routineteksten zoals brieven en concept-akten sneller opstellen. De techniek is er klaar voor, maar een notariskantoor werkt met vertrouwelijke en gevoelige gegevens. De vraag is dus niet alleen wat AI kan, maar hoe je het verantwoord inzet.
Steeds meer leveranciers bieden AI-oplossingen aan die specifiek op het notariaat mikken, en ook cliënten gebruiken AI om informatie op te zoeken of te analyseren. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft daarom een centrale themapagina over AI ingericht en concrete hulpmiddelen ontwikkeld om die inzet te beoordelen. In dit artikel lees je waar AI het werk op een notariskantoor echt versnelt en welke kaders je daarbij niet mag overslaan.
Wat AI in het notariaat concreet doet
De winst zit vooral in het voorwerk en het terugvinden van informatie. AI kan alle documenten in een dossier lezen en er een overzicht van maken, zodat je niet handmatig stukken hoeft door te spitten. Bij het opstellen van akten en overeenkomsten helpen zogeheten intelligente aktebouwers om sneller van een intake naar een eerste concept te komen. En een AI-transcriptie kan een gesprek dezelfde werkdag omzetten in een doorzoekbaar tekstverslag dat direct in het dossier belandt.
Belangrijk om te benadrukken: dit zijn hulpmiddelen voor het voorwerk. De inhoudelijke beoordeling, de Belehrung en de eindverantwoordelijkheid voor de akte blijven bij de notaris. AI levert een concept of een overzicht; de mens controleert, corrigeert en beslist.
AI zoeken in dossiers: van doorspitten naar semantisch vinden
Voor veel kantoren is het zoeken in dossiers de eerste plek waar AI tijd bespaart. Klassiek zoeken werkt op exacte woorden: staat de term er niet letterlijk in, dan vind je het stuk niet. AI-gedreven, semantisch zoeken werkt op betekenis. Je stelt een vraag in gewone taal — bijvoorbeeld "welke afspraken zijn er gemaakt over het vruchtgebruik?" — en het systeem haalt de relevante passages naar boven, ook als de akte andere bewoordingen gebruikt.
Deze aanpak is niet uniek voor het notariaat; het is dezelfde techniek die achter AI voor dossierbeheer en bredere AI-documentverwerking zit. Het verschil is de gevoeligheid van de inhoud. Persoonsgegevens, financiële belangen en familieverhoudingen vragen om extra waarborgen rond opslag en toegang.
Van intake naar concept-akte
Een veelgenoemde toepassing is de route van intake naar concept. Een AI-oplossing kan uit een intakegesprek of aangeleverde stukken de gegevens halen die nodig zijn voor een standaardakte en op basis daarvan een eerste versie voorstellen. Dat scheelt typewerk, maar het concept is een startpunt, geen eindproduct. De notaris toetst of het juridisch klopt, past het aan op de specifieke situatie en draagt zorg voor de voorlichting aan partijen.
De grenzen: geheimhouding, AVG en de AI-verordening
Hier scheidt zorgvuldig gebruik zich van onbezonnen gebruik. Een notaris heeft een geheimhoudingsplicht, en gegevens die je in een AI-tool invoert, mogen niet zomaar ergens belanden. De KNB adviseert om bij elke aangeboden of overwogen AI-oplossing in ieder geval deze vragen te stellen:
- Welke informatie wordt opgeslagen, en gebeurt dat in Europa?
- Worden de ingevoerde gegevens gebruikt om het AI-model te trainen?
- Voldoet het systeem aan het gegevensbeschermingsrecht (AVG, UAVG, Wjsg en Wpg)?
- Zijn de uitkomsten gecontroleerd op bias?
- Is er sprake van betekenisvolle menselijke tussenkomst (human-in-the-loop)?
- Geeft de aanbieder duidelijke instructies voor veilig gebruik?
Diezelfde afweging tussen bruikbaarheid en vertrouwelijkheid speelt bij elk MKB-kantoor dat AI inzet op eigen data; we werkten dat principe eerder uit in AI en AVG: veilig gebruiken met bedrijfsgegevens.
De AI-weegschaal van de KNB
De KNB benadrukt dat losse vragen stellen niet genoeg is. Daarom is er de AI-weegschaal, een afwegingskader dat notarissen laat zien welke elementen zij moeten meewegen bij het beoordelen van AI en welke verantwoordelijkheden bij de notaris blijven liggen. Het eerste deel (gebruik en ethische en juridische kaders) verscheen in november 2025; daarnaast is er een tweede deel met scenario's en beoordelingsvragen en een bijlage met verdieping. Samen helpen ze om een AI-toepassing systematisch te beoordelen in plaats van op gevoel.
AI-geletterdheid is niet optioneel
Met de Europese AI-verordening is AI-geletterdheid een verplichting geworden voor notarissen en hun medewerkers. Concreet betekent dat je AI-toepassingen in je werkproces herkent, begrijpt hoe ze functioneren en er verantwoord mee omgaat. Die kennis is ook nodig als je zelf nog geen AI gebruikt, bijvoorbeeld om te beoordelen wat cliënten of softwareleveranciers ermee doen. De KNB start op 12 oktober 2026 een online AI-basistraining speciaal voor het notariaat. Meer over wat de verordening breder van ondernemers vraagt, lees je in ons artikel over de EU AI Act voor het MKB.
Zo begin je verantwoord
Je hoeft niet in één keer je hele kantoor om te gooien. Een behapbare volgorde:
- Begin klein en laagrisico. Denk aan het samenvatten of doorzoekbaar maken van eigen documenten, niet meteen aan volledig geautomatiseerde akteproductie.
- Kies een oplossing met Europese opslag die je gegevens niet gebruikt voor modeltraining, en leg dat schriftelijk vast.
- Loop de AI-weegschaal van de KNB langs voordat je met echte dossiers werkt.
- Houd de mens in de lus: laat AI concepten en overzichten maken, maar laat de notaris altijd controleren en beslissen.
- Investeer in AI-geletterdheid, zodat iedereen op kantoor weet waar de risico's zitten.
Wie deze stappen zet, plukt de vruchten van snelheid zonder de vertrouwelijkheid en de eindverantwoordelijkheid uit handen te geven. Aan de AI-Tafel zien we dat juist die combinatie — klein beginnen, kaders vooraf helder — het verschil maakt tussen een AI-experiment dat blijft hangen en een dat structureel tijd bespaart.
Veelgestelde vragen
Mag een notaris AI gebruiken voor dossiers en akten?
Ja, mits het verantwoord gebeurt. De notaris blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud en moet voldoen aan de geheimhoudingsplicht en het gegevensbeschermingsrecht. De KNB biedt met de AI-weegschaal een kader om per toepassing af te wegen of gebruik verantwoord is.
Hoe werkt AI zoeken in dossiers bij een notaris?
AI-zoeken werkt op betekenis in plaats van op exacte woorden. Je stelt een vraag in gewone taal en het systeem haalt de relevante passages uit de dossierdocumenten naar boven, ook als daar andere bewoordingen worden gebruikt. Zo vind je informatie sneller dan met klassiek trefwoordzoeken.
Is AI-geletterdheid verplicht voor notariskantoren?
Ja. Onder de Europese AI-verordening moeten notarissen en hun medewerkers AI in hun werkproces kunnen herkennen, begrijpen hoe het werkt en er verantwoord mee omgaan. Dat geldt ook als je zelf nog geen AI inzet. De KNB start hiervoor in oktober 2026 een basistraining.
Waar moet ik op letten bij een AI-leverancier?
Vraag waar de gegevens worden opgeslagen (bij voorkeur in Europa), of je gegevens worden gebruikt voor modeltraining, of het systeem voldoet aan AVG en aanverwante wetgeving, of de uitkomsten op bias zijn gecontroleerd en of er menselijke tussenkomst is ingebouwd. De AI-weegschaal van de KNB helpt bij die beoordeling.