AI zoeken in dossiers: zo vindt en vat een notariskantoor stukken sneller samen

AI zoeken in dossiers bij een notaris betekent dat je een vraag in gewone taal stelt en de software de passende passages uit akten, correspondentie en bijlagen naar boven haalt, inclusief een korte samenvatting met verwijzing naar de bron. Het bespaart zoektijd, maar de notaris blijft verantwoordelijk voor wat er met die uitkomst gebeurt. Hieronder lees je hoe het werkt, wat je ermee wint en welke kaders gelden.

Wat is AI zoeken in dossiers bij een notaris?

Klassiek zoeken in een dossier werkt op exacte woorden. Zoek je op "vruchtgebruik" en staat er in het stuk "recht van gebruik en genot", dan mis je de passage. AI-zoeken werkt op betekenis: de software vergelijkt je vraag met de inhoud van de stukken en toont de passages die daar inhoudelijk bij aansluiten.

Voor een notariskantoor is dat vooral handig bij dossiers die over jaren zijn gegroeid. Denk aan een nalatenschap met tientallen stukken, een vastgoedtransactie met meerdere akten of een langlopend familiedossier. Wie een nieuw dossier overneemt van een collega, heeft zo sneller een eerste beeld.

Het principe is dezelfde als bij een AI-chatbot voor je eigen documenten: de AI beantwoordt vragen op basis van jouw stukken, niet op basis van algemene kennis. Dat maakt controleren makkelijker, omdat elk antwoord terug te voeren is op een plek in het dossier.

Wat kun je ermee in de praktijk?

De toepassingen die het snelst opleveren, zijn de volgende:

1. Vragen stellen aan één dossier. Bijvoorbeeld: welke afspraken zijn er gemaakt over de verdeling van de woning, en in welk stuk staat dat?
2. Dossiers samenvatten. Een kort overzicht van partijen, belangrijke data, openstaande punten en de laatste correspondentie, handig bij waarneming of overdracht.
3. Stukken terugvinden. Het juiste bericht, de juiste volmacht of de juiste bijlage vinden zonder door mappen te bladeren.
4. Dossiers vergelijken. Zien welke afwijkingen er zitten tussen een concept en eerdere, vergelijkbare stukken.

Dit sluit aan bij wat we eerder beschreven over AI voor dossierbeheer, maar dan toegespitst op de eisen van het notariaat. Een bredere kijk op het vak vind je in AI voor notarissen.

Waar het mis kan gaan

Een samenvatting is een weergave, geen bron. AI kan een passage verkeerd interpreteren, een uitzondering over het hoofd zien of een detail weglaten dat juist telt. Daarom hoort bij elke uitkomst een verwijzing naar het oorspronkelijke stuk, zodat de medewerker de passage zelf kan nalezen. Gebruik een samenvatting om te oriënteren, niet om op te vertrouwen.

Ook de kwaliteit van het dossier telt mee. Gescande stukken zonder goede tekstherkenning, verspreide mappen en dubbele versies maken de uitkomst slechter. Een nette dossieropbouw is dus de eerste stap, nog vóór je een AI-tool kiest.

Wat vraagt de KNB bij AI in het dossier?

De KNB raadt notarissen aan om bij AI-oplossingen de AI-weegschaal te gebruiken, een afwegingskader dat op 20 november 2025 is gepubliceerd. Het laat zien wat een notaris moet meewegen en welke verantwoordelijkheden bij de notaris blijven. Op de AI-pagina van de KNB staat de weegschaal in drie onderdelen: gebruik en ethische en juridische kaders, scenario's en beoordelingsvragen, en een bijlage met verdieping.

Daarnaast noemt de KNB vragen die je bij elke AI-oplossing stelt:

• Worden de gegevens in Europa opgeslagen?
• Worden ingevoerde gegevens gebruikt voor modeltraining?
• Voldoet de oplossing aan de AVG, de UAVG, de Wjsg en de Wpg?
• Is er sprake van betekenisvolle menselijke tussenkomst?

Voor dossiers geldt dit extra zwaar. Ze bevatten persoonsgegevens, financiële belangen en familieverhoudingen, en de geheimhoudingsplicht van de notaris geldt onverkort. Een publieke chattool waar je een dossier in plakt, valt daarom af. Kies een omgeving waarin opslag en verwerking in Europa plaatsvinden, waarin je data niet voor modeltraining wordt gebruikt en waarin toegangsrechten per dossier of kantoor zijn te regelen. Leg dit vast in een verwerkersovereenkomst en in je AI-beleid als notariskantoor.

Wat betekent de AI-verordening voor dit gebruik?

De KNB stelt dat AI-geletterdheid onder de Europese AI-verordening verplicht is voor notarissen en hun medewerkers. Medewerkers moeten AI-toepassingen in het werkproces herkennen, begrijpen hoe ze werken en er verantwoord mee omgaan. De KNB meldt dat op 12 oktober 2026 een online AI-basistraining voor het notariaat is gestart.

Over de overige termijnen is recent het een en ander verschoven. Door de Digitale Omnibus zijn de verplichtingen voor hoog-risicosystemen uit bijlage III uitgesteld van 2 augustus 2026 naar 2 december 2027. De transparantieverplichtingen uit artikel 50 gelden wel vanaf 2 augustus 2026, met voor bestaande generatieve AI-systemen een overgangstermijn tot 2 december 2026. Of een toepassing onder hoog-risico valt, hangt af van het gebruiksdoel, dus beoordeel dat per toepassing. Zet je een chatfunctie in waarmee cliënten zelf met AI communiceren, houd dan rekening met de plicht om duidelijk te maken dat het om AI gaat.

Zo begin je met AI zoeken in dossiers

Begin klein en laagrisico. Een praktische volgorde:

1. Kies één type dossier, bijvoorbeeld afgesloten nalatenschapsdossiers, en laat een kleine groep medewerkers daarmee oefenen.
2. Loop de AI-weegschaal langs vóór gebruik met echte dossiers.
3. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen.
4. Eis bij elke uitkomst een bronverwijzing en laat een medewerker de passage nalezen.
5. Evalueer na enkele weken: wat leverde tijd op, waar ging het mis en wat past je beleid aan?

Heb je hulp nodig bij de keuze van tools of de inrichting? Aan de AI-Tafel bespreken ondernemers en professionals zulke vragen in kleine groepen aan de hand van hun eigen praktijk.

Veelgestelde vragen

Kan AI dossiers van een notaris samenvatten?

Ja, AI kan een dossier samenvatten in partijen, data, afspraken en openstaande punten. Zie het resultaat als een eerste overzicht: de notaris of medewerker controleert het aan de hand van de oorspronkelijke stukken.

Is AI zoeken in dossiers veilig voor vertrouwelijke gegevens?

Dat hangt af van de omgeving. De KNB vraagt onder meer of gegevens in Europa worden opgeslagen, of ze voor modeltraining worden gebruikt en of de oplossing voldoet aan de AVG, de UAVG, de Wjsg en de Wpg. Een publieke chattool zonder afspraken is voor dossiers niet geschikt.

Wat is de AI-weegschaal van de KNB?

De AI-weegschaal is een afwegingskader van de KNB, gepubliceerd op 20 november 2025. Het helpt notarissen te bepalen of en hoe ze AI inzetten, en laat zien welke verantwoordelijkheden bij de notaris blijven.

Moeten notariskantoren AI-geletterd zijn?

Volgens de KNB is AI-geletterdheid onder de AI-verordening verplicht voor notarissen en hun medewerkers, ook als je zelf nog geen AI gebruikt. De KNB heeft op 12 oktober 2026 een online AI-basistraining voor het notariaat gestart.