AI-beleid notaris: zo stel je een AI-beleid op voor je notariskantoor

Een AI-beleid voor je notariskantoor is een kort document waarin je vastlegt welke AI-tools medewerkers mogen gebruiken, welke gegevens daar nooit in horen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het is geen wettelijke verplichting om zo'n beleid op te stellen, maar het is wel de meest praktische manier om beroepsgeheim, AVG en AI-verordening in de dagelijkse praktijk te borgen. Hieronder lees je in zeven onderdelen hoe je een AI-beleid voor een notaris opstelt.

Waarom een AI-beleid notaris relevant is

Medewerkers gebruiken AI vaak al, ook als het kantoor daar geen afspraken over heeft gemaakt. Een medewerker die een concept-akte in een gratis chattool plakt om de tekst te verbeteren, deelt vertrouwelijke cliëntgegevens met een partij waarmee het kantoor geen afspraken heeft. Dat is precies het risico dat een AI-beleid moet wegnemen.

De KNB geeft als eerste tip om te beginnen met inventariseren waar AI al wordt gebruikt. Daarna komen de leveranciers aan bod: vraag kritisch na welke AI er in je bestaande software en diensten zit. Een beleid is dus geen papieren exercitie, maar het resultaat van een nulmeting.

Wat wettelijk verplicht is en wat niet

Het is verstandig om scherp te scheiden wat moet en wat verstandig is.

• AI-geletterdheid (artikel 4 AI-verordening): geldt sinds 2 februari 2025. De KNB schrijft dat notarissen en hun medewerkers AI-geletterd moeten zijn. Sinds 27 juli 2026 is de tekst versoepeld: je moet maatregelen nemen om AI-geletterdheid te ondersteunen, zonder dat een bepaald niveau gegarandeerd hoeft te zijn. Leg daarom vast wie wanneer welke training heeft gevolgd.
• Geheimhouding: het beroepsgeheim van de notaris volgt uit artikel 22 van de Wet op het notarisambt. Dat bepaalt de grens van wat je in een AI-tool mag stoppen.
• AVG: zodra je persoonsgegevens in een AI-tool verwerkt, gelden de AVG-regels, inclusief een verwerkersovereenkomst met de leverancier. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over AI en AVG.
• Een beleidsdocument zelf: niet wettelijk verplicht, wel de logische vorm om bovenstaande aantoonbaar te regelen.

De zeven onderdelen van een AI-beleid voor je notariskantoor

1. Doel en reikwijdte

Beschrijf in een paar zinnen waarvoor het kantoor AI wil inzetten en voor wie het beleid geldt: notarissen, kandidaat-notarissen, juristen, secretariaat en stagiairs. Noem ook of het beleid geldt voor privé-apparaten.

2. Toegestane en verboden tools

Maak een lijst van goedgekeurde tools en benoem per tool waarvoor die gebruikt mag worden. Een praktische indeling is:

1. Tools met een verwerkersovereenkomst en uitgeschakelde modeltraining: toegestaan voor dossiergebonden werk, onder voorwaarden.
2. Publieke of gratis versies zonder afspraken met de leverancier: alleen voor werk zonder cliëntgegevens, zoals een algemene tekstverbetering.
3. Alle overige tools: niet toegestaan totdat het kantoor ze heeft beoordeeld.

3. Welke gegevens nooit in AI horen

Wees concreet. Noem bijvoorbeeld identiteitsbewijzen, BSN-nummers, concept-akten met namen en bedragen en gegevens uit het cliëntenonderzoek. Hoe concreter de lijst, hoe makkelijker medewerkers het beleid naleven.

4. Menselijke controle

Leg vast dat AI voorbereidt en de notaris beslist. Voor het opstellen van concept-akten met AI betekent dit dat elke tekst door een bevoegde medewerker wordt gelezen en dat de notaris verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat. Beoordelingen die direct gevolgen hebben voor een cliënt, zoals cliëntacceptatie, laat je niet door AI afhandelen zonder een menselijk besluitmoment.

5. Leveranciers en verwerkers

Vraag bij elke tool om de verwerkersovereenkomst, de opslaglocatie van gegevens en de lijst van subverwerkers. Controleer of invoer wordt gebruikt om modellen te trainen. De KNB heeft een voorbeeld van een verwerkingsovereenkomst voor het notariaat beschikbaar, dat je als uitgangspunt kunt gebruiken. Meer over het kiezen van tools lees je in AVG-proof AI-tools kiezen.

6. Training en bewustzijn

Plan een basistraining voor iedereen en bespreek AI regelmatig in het teamoverleg. De KNB biedt een online AI-basistraining voor het notariaat aan. Registreer wie de training heeft gevolgd, zodat je kunt aantonen dat je aan de AI-geletterdheidsplicht werkt.

7. Incidenten, evaluatie en eigenaarschap

Wijs een eigenaar van het beleid aan en spreek af wat iemand doet bij een fout, bijvoorbeeld wanneer per ongeluk een dossier in een niet-goedgekeurde tool is geplaatst. Plan een jaarlijkse herziening, want zowel de tools als de regels veranderen snel.

Hulpmiddelen van de KNB

De KNB heeft twee kaders ontwikkeld die goed passen bij je beleid. De AI-weegschaal is bedoeld voor algemene toepassingen, zoals teksten schrijven of dossiers samenvatten. Voor concrete AI-tools is er de AI Impact Assessment (AIIA), die kijkt naar effecten op kwaliteit, verantwoordelijkheid, vertrouwelijkheid en naleving van regelgeving. Neem in je beleid op dat nieuwe tools eerst langs zo'n afweging gaan voordat ze in gebruik komen.

Wat de AI-verordening nu van je kantoor vraagt

De uitstelverordening (Verordening (EU) 2026/1744) is sinds 27 juli 2026 van kracht. Voor je beleid zijn drie data relevant: de transparantieverplichtingen van artikel 50 gelden sinds 2 augustus 2026, bestaande generatieve systemen hebben tot 2 december 2026 de tijd voor de markeringsplicht, en de eisen voor hoog-risicosystemen uit Bijlage III gelden pas vanaf 2 december 2027. Het ligt dus niet voor de hand dat je kantoor nu al een hoog-risicosysteem gebruikt, maar de komende jaren verdient het wel aandacht, zeker nu je leveranciers AI in hun software verwerken. De Nederlandse uitvoeringswet was begin oktober 2026 nog niet vastgesteld.

Over generatieve AI en persoonsgegevens publiceerde de Autoriteit Persoonsgegevens op 14 juli 2026 een handreiking en een checklist voor organisaties. Een belangrijk uitgangspunt daarin: onderzoek eerst of je generatieve AI kunt gebruiken zonder persoonsgegevens te verwerken. Dat past goed bij een notariskantoor, waar veel AI-gebruik (zoals een tekst herschrijven) geanonimiseerd kan.

Voor een bredere uitleg over beleid buiten het notariaat kun je ook terecht bij AI-beleid opstellen voor je bedrijf. Een overzicht van wat AI kan betekenen voor het vak staat in AI voor notarissen.

Veelgestelde vragen

Is een AI-beleid verplicht voor een notariskantoor?

Nee, een beleidsdocument zelf is niet wettelijk verplicht. Wel gelden het beroepsgeheim, de AVG en de verplichting om maatregelen te nemen voor AI-geletterdheid, en een beleid is de duidelijkste manier om die aantoonbaar te regelen.

Mag een notaris ChatGPT gebruiken?

Dat hangt af van de versie en van de gegevens. Met cliëntgegevens is een tool met verwerkersovereenkomst en uitgeschakelde modeltraining het minimum; zonder zulke afspraken gebruik je een tool alleen voor werk zonder vertrouwelijke gegevens.

Wat is de KNB AI-weegschaal?

De AI-weegschaal is een hulpmiddel van de KNB om de inzet van algemene AI-toepassingen, zoals teksten schrijven of dossiers samenvatten, af te wegen. Voor concrete tools biedt de KNB daarnaast de AI Impact Assessment.

Wat verandert er in 2026 aan de AI-verordening?

Sinds 27 juli 2026 geldt de uitstelverordening: de transparantieregels van artikel 50 gelden sinds 2 augustus 2026 en de hoog-risicoeisen uit Bijlage III gaan in op 2 december 2027. De AI-geletterdheidsplicht is versoepeld tot het nemen van ondersteunende maatregelen.

Moet elke medewerker een AI-training volgen?

Je moet maatregelen nemen om de AI-geletterdheid van medewerkers te ondersteunen. Een basistraining voor iedereen, zoals de online training van de KNB, is daarvoor een logische en goed aantoonbare keuze.