AI tegen personeelstekort in het notariaat lost het gebrek aan mensen niet op, maar het kan wel een deel van het administratieve werk overnemen dat nu tijd van je team kost. Dat levert ruimte op voor advies en persoonlijk contact met cliënten. Het werkt alleen als je het gericht inzet en de notaris eindverantwoordelijk blijft voor de uitkomst.
Waarom het notariaat onder druk staat
De krapte in het notariaat is geen nieuw verhaal. Volgens een artikel van Advocatie uit december 2023 daalde het aantal notarissen (inclusief kandidaten en toegevoegd notarissen) tussen 2003 en 2023 met ongeveer 9 procent, van 3.552 naar 3.230. In dezelfde periode steeg het aantal akten van circa 1,6 naar 2 miljoen, wat volgens het artikel tot een hogere werkdruk leidt. De KNB nuanceert dat beeld: er zijn volgens de beroepsorganisatie ook positieve ontwikkelingen, en andere sectoren kampen met een krappe arbeidsmarkt.
Een eerder arbeidsmarktonderzoek van de KNB (rond 2020, dus niet recent) liet zien dat veel respondenten het te druk vinden en structureel overwerken. Neem die cijfers dus niet als actuele stand, maar de richting is helder: meer werk met dezelfde of minder handen.
Welke taken kan AI het notariaat uit handen nemen?
De KNB schrijft in haar AI-weegschaal dat AI taken kan overnemen, zodat er meer tijd overblijft voor écht advies in plaats van administratieve rompslomp. De beste kandidaten zijn tekstzware taken waar een mens het resultaat nog controleert.
Denk aan:
- Dossiers samenvatten en relevante passages terugvinden, zoals beschreven in ons artikel over AI zoeken in dossiers.
- Concepten van brieven, e-mails en akten voorbereiden, waarbij de notaris de eindversie vaststelt.
- Binnengekomen stukken sorteren en controleren op ontbrekende onderdelen.
- Vragenlijsten en intakeformulieren van cliënten ordenen, zodat je medewerker niet alles handmatig hoeft over te nemen.
De KNB gaat in haar kader niet specifiek in op intake van cliënten. Het laatste voorbeeld is dus een toepassing die je zelf toetst aan de weegschaal en je eigen beleid, niet een door de KNB aanbevolen werkwijze.
Waar blijft de mens verantwoordelijk?
De kaders van de KNB zijn duidelijk. Er moet altijd een mens meekijken, de notaris blijft eindverantwoordelijk en beslissingen worden niet volledig door AI overgenomen. AI-uitkomsten mag je niet ongecontroleerd overnemen.
Ook de geheimhoudingsplicht blijft staan. Je moet begrijpen wat er met invoergegevens gebeurt en gegevens zoveel mogelijk anonimiseren voordat je ze deelt. Heb je onvoldoende kennis van een AI-systeem, dan is het volgens de KNB verantwoord om het niet te gebruiken. Hoe je dit in een intern document vastlegt lees je in ons artikel over AI-beleid voor een notaris.
Wat zegt de AVG hierover?
Dossiers bevatten persoonsgegevens, soms van bijzondere aard. Controleer daarom waar een tool gegevens opslaat en verwerkt, bij voorkeur binnen Europa, en of je invoer wordt gebruikt om het model te trainen. Het hele compliancekader, inclusief de AI-verordening, staat in ons artikel over AI-compliance in het notariaat.
Zo begin je klein
Een kantoor met te weinig handen heeft geen tijd voor een groot ICT-project. Kies daarom één afgebakend proces en begin daar.
- Zorg dat je team weet wat AI wel en niet kan, in lijn met de AI-geletterdheid die de KNB belangrijk vindt.
- Kies één proces dat veel tijd kost en dat een medewerker altijd nog controleert.
- Toets de toepassing aan de KNB AI-weegschaal.
- Start een korte pilot en meet vooraf wat je wilt weten: tijdwinst, gevonden fouten en ervaring van medewerkers.
- Breid pas uit als de eerste toepassing stabiel draait.
Een uitgebreider stappenplan, inclusief leveranciersvragen, vind je in ons artikel over AI implementatie in het notariaat.
Wat levert het op, en wat niet?
Realistisch gezien bespaart AI vooral tijd op zoeken, samenvatten en voorbereiden. Het vervangt geen notaris en geen medewerker met kennis van dossiers. Het beste resultaat haal je als je medewerkers de tijd die vrijkomt inzet voor contact met cliënten en inhoudelijk werk, en niet voor nog meer volume zonder controle.
Veelgestelde vragen
Kan AI het personeelstekort in het notariaat oplossen?
Nee, maar AI kan administratief en tekstzwaar werk deels overnemen. Daardoor houdt je team meer tijd over voor advies en cliëntcontact.
Welke taken in het notariaat kan AI overnemen?
Denk aan samenvatten en doorzoeken van dossiers, voorbereiden van concepten en ordenen van binnengekomen stukken. Een mens controleert altijd het resultaat.
Is AI-gebruik toegestaan voor notarissen?
Ja, binnen de kaders van de KNB. De notaris blijft eindverantwoordelijk, de geheimhouding mag niet worden geschonden en AI-uitkomsten worden niet ongecontroleerd overgenomen.
Hoe begin je met AI op een notariskantoor?
Kies één afgebakend proces, toets het aan de KNB AI-weegschaal en start een korte pilot met vooraf bepaalde meetpunten.
Job zit ook aan tafel op 20 januari. Stel je vraag daar.
Reserveer een stoel
