AI implementatie in het notariaat slaagt zelden als een groot project in één keer. Het werkt beter als reeks kleine, beheersbare stappen: eerst kennis opbouwen, dan één toepassing kiezen, die toetsen aan de kaders van de KNB, testen in een pilot en pas daarna uitbreiden. Zo houd je als notaris de regie en voorkom je dat medewerkers op eigen houtje tools gaan gebruiken.
Deze aanpak sluit aan op wat de KNB zelf aanreikt, met de AI-weegschaal als afwegingskader. Hieronder staat hoe je dat vertaalt naar de praktijk van een notariskantoor.
Waarom AI implementeren op een notariskantoor?
Veel kantoren hebben te maken met een hoge werkdruk en krappe bezetting. AI kan daar op een beperkt aantal plekken ontlasten, zoals het samenvatten van dossiers, het voorbereiden van concepten en het doorzoeken van stukken. Een overzicht van concrete toepassingen vind je in AI voor notarissen: sneller zoeken in dossiers en akten opstellen.
Het blijft belangrijk dat AI ondersteunt en niet beslist. Volgens de KNB blijven bepaalde verantwoordelijkheden bij de notaris liggen, ook als je een AI-oplossing inzet. De implementatie moet daar dus op ingericht zijn.
Stap 1: Zorg eerst voor AI-geletterdheid
Begin niet met een tool, maar met kennis. De KNB stelt op haar pagina over artificiële intelligentie dat AI-geletterdheid op grond van de Europese AI-verordening verplicht is voor notarissen en hun medewerkers, ook als je zelf nog geen AI gebruikt. De KNB biedt hiervoor een online AI-basistraining, een AI-deepdive en een AI-quiz aan.
Een praktische eerste stap is dan ook: laat iedereen op kantoor de basis volgen en bespreek samen wat jullie al aan AI gebruiken, bewust of onbewust.
Stap 2: Kies één concrete toepassing
Kies bij je eerste AI implementatie in het notariaat één afgebakend proces. Goede kandidaten zijn werk waar veel tekst bij komt kijken en waar een mens het resultaat altijd controleert:
- het samenvatten van lange dossiers of correspondentie;
- het zoeken naar passages in stukken, zie AI zoeken in dossiers;
- het voorbereiden van concepten, zie AI akten opstellen.
Vermijd als eerste toepassing alles waarbij AI zelfstandig een rechtsgevolg zou kunnen veroorzaken.
Stap 3: Toets de toepassing met de AI-weegschaal
De KNB publiceerde op 20 november 2025 de AI-weegschaal, een afwegingskader dat helpt bepalen of en hoe je AI veilig kunt inzetten. Deel 1 behandelt het gebruik en de ethische en juridische kaders, deel 2 bevat scenario's en beoordelingsvragen. In december 2025 volgde een aanvulling met concrete vragen aan de notaris en de softwareleverancier.
De KNB noemt onder meer deze aandachtspunten bij een AI-oplossing:
- Waar worden gegevens opgeslagen en verwerkt, bij voorkeur in Europa?
- Worden de ingevoerde gegevens gebruikt om het model te trainen?
- Is er controle op vooringenomenheid (bias)?
- Is er betekenisvolle menselijke tussenkomst?
De KNB waarschuwt dat het stellen van deze vragen alleen niet genoeg is. Toets de toepassing daarnaast aan de AVG, de UAVG, de Wet op het notarisambt (Wna) en de Wet op de justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg), zoals de KNB op haar pagina aangeeft. Meer over de juridische lagen lees je in AI-compliance in het notariaat.
Stap 4: Leg het beleid vast
Voordat medewerkers aan de slag gaan, leg je vast welke tools zijn toegestaan, welke dossiers niet in AI thuishoren en wie waarvoor verantwoordelijk is. Hoe je dat opbouwt, staat in AI-beleid notaris. Een kort, helder beleid werkt beter dan een lang document dat niemand leest.
Stap 5: Start een kleine pilot
Test de gekozen toepassing met een klein team en een beperkt aantal dossiers. Maak vooraf afspraken over wat je meet, bijvoorbeeld:
- tijdwinst per dossier;
- het aantal fouten dat de controle opmerkt;
- hoe medewerkers de tool ervaren.
Houd de pilot kort en evalueer eerlijk. Als de controle meer tijd kost dan de tool bespaart, is dat een bruikbaar resultaat: dan past deze toepassing (nog) niet.
Stap 6: Borg de controle en breid pas daarna uit
Leg vast hoe de uitkomst wordt gecontroleerd en door wie, en bewaar dat zo dat je het later kunt aantonen. Neem AI op in je periodieke kwaliteitsrondes. Pas als de eerste toepassing stabiel draait, ga je naar de volgende.
Merk je dat je kantoor hulp nodig heeft bij het kiezen en inrichten, dan helpt een externe partij die zowel de techniek als de notariële kaders kent. Hoe je zo'n partij kiest, lees je in AI-bedrijf inschakelen.
Veelgemaakte fouten bij AI implementatie in het notariaat
Dit zijn de valkuilen die in de praktijk het vaakst opduiken:
- Beginnen met de tool in plaats van het probleem. Kies eerst het proces, daarna de oplossing.
- Geen afspraken over wat wel en niet mag. Zonder beleid ontstaat schaduwgebruik.
- De leverancier niet bevragen. De vragen uit de aanvulling op de AI-weegschaal zijn juist bedoeld voor dit gesprek.
- Geen eigenaar aanwijzen. Wijs iemand aan die het overzicht houdt.
Veelgestelde vragen
Hoe begin je met AI implementatie in het notariaat?
Begin met AI-geletterdheid op kantoor en kies daarna één afgebakende toepassing. Toets die met de AI-weegschaal van de KNB voordat je een pilot start.
Is AI-geletterdheid verplicht voor notarissen?
Volgens de KNB is AI-geletterdheid op grond van de Europese AI-verordening verplicht voor notarissen en hun medewerkers, ook als je zelf nog geen AI gebruikt.
Wat is de AI-weegschaal van de KNB?
Het is een afwegingskader dat notarissen helpt bepalen of en hoe ze AI veilig kunnen inzetten. De KNB publiceerde het op 20 november 2025 en vulde het in december 2025 aan met concrete vragen voor notaris en leverancier.
Blijft de notaris verantwoordelijk als AI wordt ingezet?
Ja. Volgens de KNB blijven bepaalde verantwoordelijkheden bij de notaris liggen. AI ondersteunt, de notaris beslist en controleert.
Hoe lang duurt een AI-pilot op een notariskantoor?
Dat verschilt per kantoor en toepassing. Houd de pilot kort en afgebakend, met vooraf afgesproken meetpunten, zodat je snel kunt bijsturen.
Job zit ook aan tafel op 16 december. Stel je vraag daar.
Reserveer een stoel
